Welkom

Welkom bij de nummer één compliance helper van Nederland. Deze site is speciaal ontworpen om bedrijven te ondersteunen bij het opvragen van klantgegevens. Op dit moment zijn er geen enquêtes beschikbaar voor u. U ontvangt binnenkort een link via e-mail van uw desbetreffende bedrijf.

Voor vragen zijn wij te bereiken via de mail.
info@compliancehelper.nl

Gegevensbescherming & Privacybeleid van ComplianceHelper.nl

Laatst bijgewerkt: 27-03-2024

Welkom bij ComplianceHelper.nl, de compliance- en gegevensbeheeroplossing die speciaal is ontwikkeld voor de aangesloten kantoren van HK IT, Amsterdam Offices, Amsterdam Office Space, Allspace, Amsterdam Coworking, Easy Virtual Office en Dubai Offices.

Uw privacy en gegevensbeveiliging zijn onze hoogste prioriteit. Wij begrijpen dat het beschermen van uw gegevens niet alleen een wettelijke verplichting is, maar ook een belangrijke factor in het vertrouwen dat u in ons stelt. Daarom hanteren wij strikte protocollen en volledig GDPR-proof processen om ervoor te zorgen dat uw gegevens altijd veilig en correct worden verwerkt.

Dit document beschrijft in detail hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, hoe wij uw gegevens opslaan, wie er toegang toe heeft, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u als gebruiker heeft.

1. Hoe wij uw gegevens verzamelen en verwerken

Wanneer u gebruik maakt van ComplianceHelper.nl, verwerken wij bepaalde gegevens om te voldoen aan onze verplichtingen op het gebied van compliance en belastingtechnische regelgeving. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt en worden niet gedeeld met derden zonder expliciete wettelijke noodzaak.

Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het formulier of proces waarin u gegevens invult, verwerken wij de volgende informatie:

• ✅ Persoonsgegevens (zoals naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer)
• ✅ Identificatiedocumenten (indien vereist voor compliance-doeleinden)
• ✅ Bestanden en documentuploads (zoals contracten, KvK-uittreksels, belastingdocumenten)
• ✅ Bedrijfsgegevens (indien noodzakelijk voor zakelijke validatie)
• ✅ Technische informatie (zoals IP-adressen en browsergegevens voor beveiligingsdoeleinden)

Wij verzamelen nooit meer gegevens dan noodzakelijk is voor de werking van onze diensten en het naleven van de wetgeving.

2. Gegevensopslag en beveiliging

Uw gegevens worden op een gestructureerde, veilige en geautomatiseerde manier verwerkt en opgeslagen. Dit betekent dat:

• 🔒 End-to-end encryptie wordt gebruikt bij het opslaan en overdragen van gegevens, waardoor onbevoegde partijen geen toegang kunnen krijgen.
• 🔒 Gescheiden opslagsystemen ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens en bestanden niet direct aan elkaar gekoppeld kunnen worden zonder de juiste autorisatie.
• 🔒 Strenge toegangscontroles voorkomen dat onbevoegden uw gegevens kunnen inzien. Alleen geautoriseerde medewerkers met een specifiek beveiligingsniveau hebben toegang tot bepaalde gegevens en bestanden.
• 🔒 Automatische gegevensvalidatie voorkomt fouten en onbedoelde wijzigingen in gegevens.

Opslaglocatie: Alle gegevens worden intern opgeslagen binnen onze beveiligde infrastructuur. Wij maken geen gebruik van externe cloudopslag voor gevoelige gegevens, tenzij dit expliciet vermeld staat en noodzakelijk is voor de dienstverlening.

3. Hoe wij bestanden en documentuploads opslaan en verwerken

Veel klanten vragen zich af hoe wij omgaan met bestanden en documenten die via onze website worden geüpload. Hier is een gedetailleerde uitleg van het proces:

1️⃣ Beveiligde upload

• Wanneer u een document uploadt, wordt dit direct versleuteld en opgeslagen in een gescheiden database.
• Bestanden worden niet rechtstreeks aan persoonsgegevens gekoppeld, maar worden voorzien van een unieke, versleutelde referentie.

2️⃣ Gecontroleerde verwerking

• Voordat een document actief wordt in ons systeem, doorloopt het een automatisch validatieproces om te controleren op volledigheid en consistentie.
• Alleen geautoriseerde medewerkers kunnen bestanden inzien en alleen indien strikt noodzakelijk.

3️⃣ Automatische verwijdering na 3 maanden

• In lijn met onze belastingtechnische verplichtingen zijn wij wettelijk verplicht om documenten en gegevens gedurende 3 maanden te bewaren.
• Na deze periode worden de bestanden automatisch, permanent en onomkeerbaar verwijderd zonder enige mogelijkheid tot herstel.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij hanteren strikte bewaartermijnen en verwijderen gegevens zodra deze niet meer noodzakelijk zijn.

• 🗂 Persoonsgegevens: maximaal 3 maanden, tenzij wettelijk anders vereist.
• 📑 Bestanden en uploads: exact 3 maanden, daarna automatische en onomkeerbare verwijdering.
• 🛡 Beveiligings- en auditlogs: variabele bewaartermijn, afhankelijk van de naleving van de GDPR en compliance-wetgeving.

Dit betekent dat uw gegevens niet onnodig worden bewaard en dat u verzekerd bent van een strikte controle op dataminimalisatie.

5. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen, hanteren wij een zeer beperkte toegang tot gevoelige informatie:

• ✅ Alleen strikt noodzakelijke medewerkers hebben toegang tot specifieke gegevens.
• ✅ Elke toegang wordt geregistreerd en gemonitord om misbruik te voorkomen.
• ✅ Geen gegevens worden gedeeld met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is.
• ✅ Wij verkopen nooit gegevens aan externe partijen of marketingbedrijven.

Alle medewerkers die met uw gegevens werken, zijn gebonden aan strikte geheimhoudingsverklaringen en onderworpen aan periodieke security audits.

6. Uw rechten en controle over uw gegevens

U heeft als gebruiker de volgende rechten onder de GDPR:

• ✔ Recht op inzage – U kunt een kopie opvragen van de gegevens die wij over u bewaren.
• ✔ Recht op correctie – Indien uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u een correctieverzoek indienen.
• ✔ Recht op verwijdering – U kunt verzoeken om uw gegevens te verwijderen vóór de automatische verwijderperiode, mits dit wettelijk is toegestaan.
• ✔ Recht op bezwaar – U kunt bezwaar maken tegen bepaalde vormen van gegevensverwerking.

U kunt deze verzoeken indienen door contact op te nemen met info@compliancehelper.nl. Wij verwerken uw verzoek binnen maximaal 30 dagen.

7. Hoe zorgen wij ervoor dat ComplianceHelper.nl volledig GDPR-proof is?

• ✅ Volledige transparantie over gegevensopslag en verwerking.
• ✅ Sterke encryptie en beveiligingstechnologieën om gegevens te beschermen.
• ✅ Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van noodzaak en autorisatieniveau.
• ✅ Automatische verwijderingsprocedures om gegevens niet langer te bewaren dan nodig.
• ✅ Regelmatige audits en beveiligingsupdates om de naleving van de GDPR te garanderen.

8. Contact & Vragen

Heeft u nog vragen over hoe wij uw gegevens verwerken? Neem gerust contact met ons op:

📧 E-mail: info@compliancehelper.nl
🌐 Website: www.compliancehelper.nl

Wij waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt en garanderen dat uw gegevens met de hoogste mate van beveiliging en zorgvuldigheid worden behandeld.

🔒 ComplianceHelper.nl: Uw veiligheid, onze prioriteit.

Wat is cliëntenonderzoek volgens de Wwft?

In een cliëntenonderzoek kijkt een instelling of er risico's zijn dat een klant geld witwast of helpt om terroristen te financieren. Als die risico's niet duidelijk zijn, mag een bank, notaris of advocaat geen diensten leveren aan die klant. In een cliëntenonderzoek moeten een instelling:

• vaststellen wie de klant is;
• controleren of de klant iemand vertegenwoordigt en mag vertegenwoordigen;
• achterhalen wie de uiteindelijke belanghebbende van de klant is;
• vaststellen wat het doel van de klant is;
• controleren of de klant ongebruikelijke transacties verricht (monitoren).

Kan ik als klant ook te maken krijgen met cliëntenonderzoek van de Wwft?

Alle klanten van bijvoorbeeld een bank, notaris of advocaat krijgen een cliëntenonderzoek. De Wwft verplicht deze instellingen om bij iedere klant cliëntenonderzoek te doen. Hoe uitgebreid het cliëntenonderzoek is, hangt af van de risico's op witwassen en financiering van terrorisme van een klant.

Kan een instelling mij weigeren als klant of de zakelijke relatie met mij beëindigen?

Een bank of andere financiële instelling kan u weigeren als klant of uw rekening sluiten. Bijvoorbeeld als u geen, onvoldoende of verkeerde persoonsgegevens geeft, waardoor uw identiteit niet is te controleren.